Bazı şirketler toplantı saatlerini mesai öncesine çekerek ve teknolojinin nimetlerinden yararlanarak bu süreyi en aza indirmeye çalışıyor.Toplantı verimliliği için projeler geliştiren şirketler de yok değil. Örneğin Xerox’da toplantı polisleri, toplantıları basıp toplantının verimliliğine ilişkin notlar alıyor. Bu sayede şirkette toplantı verimliliği yüzde 52’den yüzde 86’ya çıktı, bir kişinin ayda ortalama katıldığı toplantı saati 45 saatten 23’e üst yönetiminki ise 36 saatten 15 saate indirildi.
Toplantılar, iş hayatında çok ciddi bir zaman dilimini kapsıyor. Hatta öyle ki toplantı yapmaktan çalışmaya zaman ayırmakta zorlanan pek çok çalışan ve yönetici var. Bazı araştırmalara göre yöneticilerin zamanlarının yüzde 75’i toplantılarda geçiyor. Bu da zaman zaman alınan kararların hayata geçmesini zorlaştırıyor. Sürekli çalan telefonlar, bir türlü ulaşılamayan yöneticiler, bitmek bilmeyen toplantıların sonuçları. Bir de toplantı, sırf yöneticinin egosunu tatmin etmek için yapılıyorsa ya da toplantıya hazırlıksız geliniyorsa toplantı saatleri uzadıkça uzuyor ve çalışmaya vakit kalmıyor. Durumun farkında olan şirketler kendi tedbirlerini alıyorlar.
Gerekmedikçe toplantı düzenlemiyor, e-posta, video konferanslar veya telefon görüşmeleri ile zaman kaybını en aza indirmeye çalışıyorlar. Örneğin Siemens’de üst düzey bir yönetici gününün 3’te 2’si toplantılarla geçirebiliyor. Siemens İK Direktörü Nurer Yüksel, katılımcıların fiziki olarak bir arada olmasının zorunlu olmadığı konularda tele-konferans ve net-meeting gibi seçeneklerle ciddi bir zaman ve maliyet avantajı sağladıklarını söylüyor. Türk Eğitim Derneği Genel Başkanı Selçuk Pehlivanoğlu da toplantı sürelerini yeni nesil iletişim araçları kullanarak azaltanlardan. Pehlivanoğlu, “Günü ya da haftayı önceden programlamak çok önemli. Toplantı sayılarını ve sürelerini teknolojinin ve yeni nesil iletişim araçlarının nimetlerinden yararlanarak azaltabilmek mümkün. Bu kimi zaman e-posta, kimi zaman telefon ve kimi zaman da tele-konferans olabiliyor. Özellikle yüz yüze görüşmeyi gerektirmeyen bir konuda bu araçlar kesinlikle daha avantajlı. Pek çok görüşmemi ya da toplantı hazırlığını uzun yolculuklar sırasında telefonla iletişim kurarak yapıyorum” diyor.
Toplantı saatlerini mesai saatleri öncesine çekmek veya Xerox’taki gibi toplantı basan polisler organize etmek verimsiz toplantılarla başa çıkmanın diğer yolları. Birçok yönetici verimli bir toplantı için ön hazırlığın vazgeçilmez şart olduğunu söylüyor. HP Türkiye Görüntüleme ve Baskı Grubu Ülke Müdürü Fikret Ergüder’in haftada ortalama 10 saati toplantılarda geçiyor. Ergüder, toplantılarına ön hazırlık yaptığı için toplantı süresinin yarı yarıya azaldığını söylüyor: “Ön hazırlık sürecinde toplantının sahibini, amacını ve konusunu önceden netleştirmeye çalışıyorum. Ön hazırlık yaptığımda zaten toplantıdan önce toplantının amacı zihnimde belirmiş oluyor. Bu da toplantı süresini ortalama yarı yarıya azaltıyor. Bir başka nokta da gerekli olmayan kişileri toplantıya davet etmiyoruz. Sadece bilgi almak için birini davet etmektense o kişiden toplantı öncesi gerekli bilgiyi alıyoruz. Toplantı esnasında eğer sunum yapılacaksa, sunumları en az 1, en fazla 10 sayfalık slaytlar ile sınırlı tutmak da faydalı oluyor.”
Metis İş Geliştirme, Satış ve Pazarlamadan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Fatma Küçüktaş, her ay 45-50 saatini toplantılarda geçiriyor. Harici toplantıların çoğunun şirket dışında olduğu düşünüldüğünde 15 saati de trafikte geçiyor. Küçüktaş, toplantı verimliliğini arttırmak için haftalık rutin toplantıları ard arda yaptıklarını, her pazartesi, ekip olarak saat 8’de şirkete gelip 8.30’da toplantıya başladıklarını söylüyor.
ADS Yönetim Danışmanlık Yönetici Ortağı Meriç Koraltürk, Türkiye’de toplantılara ayrılan sürenin uzamasının en büyük nedeninin geç başlayan toplantılar olduğunu söylüyor: “Katılımcılardan bir veya daha fazla kişinin toplantıya geç gelmesi nedeniyle bir türlü başlanamayan görüşmeler veya başlansa bile geç gelenlere yapılan özetler konsantrasyonu bozuyor, diğer katılımcılarda tavır değişikliklerine neden oluyor ve hatta hatta toplantı sonuçları bile bu durumlardan etkilenebiliyor. Bunu önlemenin yolu her toplantıya tek bir katılımcı bile gelmiş olsa zamanında hatta en önemli gündem maddesi ile başlamak… Böylelikle kurumlarımızda toplantı kültürü yaratmaya da başlamış olabiliriz.”
İYİ BİR ASİSTAN YÖNETİCİSİNE AYDA 2-3 GÜN KAZANDIRIR
Ayda ortalama en az 60 toplantı takvimi gerçekleştiren Index Grup CEO’su Erol Bilecik, bu toplantılar için de yine en az 120 kaliteli saat harcıyor. Zaman zaman günlük veya haftalık olarak toplantı gündemlerinin üst üste geldiği dönemlerde o da toplanmaktan çalışmaya vakit bulamıyorum duygusuna kapılıyor ama iyi bir asistanın da bu duyguyu azalttığını söylüyor: “Bir başka toplantının ön habercisi anlamına gelen toplantılar, en çok zaman kaybettiren toplantılardır. Eğer asistanınız, takviminizi iyi yöneterek toplantıların akışını daha uygun bir biçimde planlarsa iki toplantı arasında nefes almak ve yeteri kadar düşünmek için size zaman bırakacaktır. İyi bir asistanın, ay içinde yöneticisine en az 2-3 günlük zaman kazandırdığına inanıyorum.”
Natixis Pramex Türkiye Temsilcisi Dr. Rıza Kadılar ise toplantıları daha verimli hale getirmek ve zaman kaybını azaltmak için bazı çareler türetmiş. Örneğin karar almak amaçlı olmayan toplantılarda mümkün olduğunca ekibinden bir kişinin kendisini temsil etmesini sağlamak ya da toplantılar zamanında bitsin diye sonuna yemek programı gibi çekici bir başka aktivite eklemek gibi.
MESAİ SAATLERİNDE BİRLİKTE VAKİT GEÇİRMEYİ SEVİYORUZ
Toplantıda, herkesin fikrini almak, baskın tipolojileri dengelemek, anlaşmazlık ve ikili tartışmaları düzenlemek, uzayan toplantılarda dikkati devam ettirmek, karara varılmasını sağlamak ve toplantıyı zamanında verimli şekilde bitirebilmek toplantıyı yöneten kişinin sorumlulukları ve bu hiç de kolay değil. Toplantıda alınan kararların uygulanması ve sonuçlarının duyurulması ile bu süreç tamamlanmış oluyor, ancak periyodik toplantılarda bir sonraki toplantı önceki toplantıda alınan kararların neden hayata geçemediği konusunda birbirimizi ikna ettiğimiz konuşmalardan öteye gidemiyor. Meriç Koraltürk bunun nedenini şu sözlerle özetliyor: “Verimli bir toplantının gereklerini mutlaka hepimiz biliyoruz… Belki de mesai saatleri içinde birlikte vakit geçirmeyi, sohbet etmeyi, bol bol çay-kahve içmeyi ve konuları çok önemli görüp bir türlü çözememeyi seviyoruz… Hadi bunu bir sonraki toplantıda konuşalım!”
Toplantı planı yaparken (*)
-Toplantı yapmadan önce amacı iyice saptayın
-Toplantıya kimler katılmalı? Katılanların sayısını sınırlandırın. Sadece gerekli kişiler toplantıya katılmalı.
-Gündemi en az 2 gün önceden dağıtın. Böylece katılanlar toplantıya daha iyi hazırlanabilecektir.
-Toplantı için uygun zamanı seçin. Toplantının niteliğine uygunsa, toplantıyı öğle yemeğinden önce, işin bitiş saatinden, ya da başka bir önemli olaydan hemen önce yapın. Toplantının uzama riskini minimize edin.
-Katılımcıların toplantıda bulunma sürelerini ve akışı planlayın. Siz de sadece katkıda bulunabileceğiniz süre için toplantıya katılın.
-Toplantı için en uygun yeri seçin. Yerin kolayca ulaşılabilir olması, ihtiyaç duyulan gereçlerin bulunması ve salonun katılımcı sayısına uygunluğu son derece önemlidir.
-Katılanların maaşlarını göz önüne alarak, toplantının dakikasının kaça mal olduğunu hesaplayın.
-Gündemi ve toplantıyı zamanla sınırlayın. Her konunun önemine göre zaman ayırın.
-Geç başlamın maliyetini ve gündemdeki konulara ayrılacak zamanını önceden belirleyin.
Toplantı yürütülürken
-Toplantıya vaktinde başlayın. Katılacakları bu konuda uyarın ve bu uyarınızı uygulayın.
-Toplantıya gündemle başlayın ve ondan uzaklaşmayın. “Bu toplantının amacı… Buraya, …için toplandık… Bundan sonra karar vereceğimiz konu…”
-Toplantıyı aksatacak kesintileri önleyin. Telefon trafiğini, giriş, çıkışları engelleyin. Bunlara ancak çok acil durumlarda izin verin.
-Toplantılarda sıklıkla ana amaçtan sapılır. Konunun dağılmasına izin vermeyin.
-En önemli konuları gündemin başına alın, birbiri ile ilintili konuları önem derecesine ve akışa uygun olarak gündeme koyun.
-Amacınıza ulaşın. Toplantının hedefi neydi? Bu başarıldı mı?
-Hatırlatmak ve herkesin fikir birliğini sağlamak için, sonucu ve dağıtılan görevleri tekrar belirtin.
-Toplantıyı önceden tayin ettiğiniz zamanda bitirin.
-Toplantı sonrasında ise toplantı tutanağını ivedilikle hazırlanmasını sağlayın. Tutanak, toplantıdan en az 24, en geç 48 saat sonra tamamlanıp dağıtılmalı.
(*) Bu bilgiler MESS Eğitim Vakfı Yönetim ve Eğitim Danışmanı Dilek Uçay’dan alınmıştır.
Toplantı basan polisler
Xerox, yöneticilerin sürekli toplantıda olması, toplantıların yüzde 80’inin zamanında başlamıyor ve bitmiyor olması, gibi şikáyetler üzerine, bir “kara kuşak projesi” başlattı. Proje sırasında, verimliliği ölçmek, toplantı kurallarının ne kadarının geçerli olduğunu bulmak için, toplantı polisleri oluşturuldu. Bu polisler haber vermeksizin toplantılara girip, toplantının verimliliğine ilişkin ölçümler yaptılar. 20 kişilik bir örnekleme grubunda, 3 ay boyunca yapılan ölçümlere göre Xerox’ta 1 kişinin ayda ortalama 45 saat toplantıya girdiği, maksimum toplantıya katılan kişinin ayda 167 saatinin (7 tam gün!) toplantıda geçtiği ve bu sürenin minimumda da 1 saat olduğu ve toplantı verimliliğinin yüzde 52 olduğunun tespiti üzerine Xerox, 4 kişilik bir proje ekibiyle toplantı sorunları için çözümler üretmeye başladı. Her toplantının bir zaman tutucusu, bir yöneticisi ve bir toplantı sahibinin olması, toplantı öncesinde ortak belirlenen toplantı süresine sadık kalınması, toplantı sahibi tarafından 24 saat içinde toplantı notlarının yayınlanması, bir toplantının maksimum 2 saat olması, toplantılara giren kişilerin cep telefonlarının kapalı olması gibi genel ortak kurallar oluşturuldu. Projesi sonunda yapılan ölçümlerde toplantı verimliliğinin yüzde 52’den yüzde 86’ya çıktığı saptandı. Bir kişinin ayda ortalama katıldığı toplantı saati 45’ten 23’e üst yönetimin aylık toplantı saati ise 36’dan 15 saate indirildi.
Mesai öncesi toplantı
Arzum’da toplantıları daha verimli hale getirmek için tüm önemli toplantıların zamanlamaları aylık olarak belirleniyor. Toplantı tarihine bir hafta kala toplantı sorumlusu katılımcılarla beraber gündem maddelerini oluşturuyor ve e-posta ortamında katılımcılara bildiriliyor. Toplantıların mesai başlamadan önce sabah 7’de yapılması tercih ediliyor. Böylece günlük işlerin aksamadan, telefon trafiğine girmeden toplantıların yapılması amaçlanıyor. Arzum Genel Müdürü Murat Kolbaşı, “Toplantılar stratejilerin geliştirilmesi için önemli ama sürelerinin kısa tutulup verimli hale getirilmesi gerekiyor yoksa bir sürü toplantı yapıp kararları hayata geçirecek vakti bulamayabilirsiniz. Toplantıların gündemlerinin önceden oluşturulması ve toplantıların sürelerinin önceden belirli olması toplantının verimliliğini arttıran ögelerdir. Biz de buna dikkat etmeye çalışıyoruz. Aniden gelişen toplantılar için bile öncesinde gündemi kısaca belirtip mail atıyoruz ki böylece katılımcılar gelmeden konular üzerinde hazırlıklarını yapabilsin.” Toplantıların mesai saatine kadar bitmesi öngörüldüğü için toplantılar da maksimum 1-1.5 saat sürüyor. Toplantı sonrası katılımcılar hep birlikte kahvaltı ediyor.
